Quatre Recursos Humanos

Como respeitar as regras de etiqueta do e-mail corporativo

Veja 7 sugestões para ter um bom uso da ferramenta no trabalho

por Amanda Luz, Exame.com

Assim que sai da caixa de saída, o e-mail corporativo envia não somente informações importantes sobre as funções ou negócios a que diz respeito, como também diz muito sobre o remetente da mensagem. Estilo de escrita, formas de agradecimento e o bom uso da ferramenta transmite ao destinatário impressões sobre a personalidade de quem envia o e-mail.

“Tudo o que está vinculado ao profissional no ambiente de trabalho o representa, por isso é importante que a pessoa sempre passe uma imagem de credibilidade e comprometimento”, explica Romaly Costa, consultora de etiqueta empresarial.

Mesmo que parte da comunicação entre colegas de trabalho ou com clientes e colaboradores seja feita, hoje, também por mensagens instantâneas e telefones – e há quem use as redes sociais, o e-mail ocupa boa parcela da rotina de trabalho. Veja algumas regras de etiqueta que indicam um bom uso do e-mail corporativo:

1. E-mail corporativo só para trabalho

O e-mail trocado tem conteúdo que pode ser lido pelo seu chefe? Se a resposta for não, ele deve sair do endereço de e-mail pessoal. “Assim como as demais ferramentas de trabalho, o e-mail corporativo deve ter uso restrito para assuntos profissionais”, explica Ruth Bandeira, diretora da De Bernt Entschev Human Capital.

A diretora desencoraja o uso do e-mail corporativo para críticas ou fofocas. “Hoje em dia, o e-mail tomou o lugar do ‘cafezinho’ e as pessoas já não precisam mais levantar para comentar determinado assunto, usando o e-mail profissional para isso”, diz Ruth.

A má utilização do e-mail do trabalho pode ser causa de demissão. “É cada vez mais comum o vazamento de informações via e-mail ou mídias digitais que podem causar danos à empresa”, explica a advogada especialista em Direito Digital, Cristina Sleiman.

2. Diga sim à concisão

Ir direto ao ponto o mais rápido possível, sem deixar de fora o que é essencial. A sugestão parece fácil, mas nem sempre é lembrada na hora de explicar ao cliente um assunto delicado ou descrever um procedimento no trabalho.

No meio de tanta a coisa a ser resolvida, os e-mails mais claros e objetivos são mais eficazes para transmitir a mensagem desejada e evitam o desperdício de tempo.

3. Abraços, abs ou bjo?

A comunicação profissional deve ser, de preferência, clara e sem abreviações. Isso significa que o uso de “vc” para “você” ou “qdo” para “quando”, por exemplo, pode ser evitado.

“As abreviações podem até facilitar quando são usadas em intranet, como em sistemas de mensagens instântaneas corporativo, mas as palavras devem ser, de preferência, escritas completas nos e-mails”, sugere Ruth.

No caso de finalizar uma mensagem, a forma de cumprimento “obrigado (a)” é o mais indicado pela consultora. Para Ruth, quando há um pouco mais de intimidade, o “abraço” ou “abs” pode ser utilizado, mas o “beijo” ou “bjo” deve estar restrito ao círculo pessoal.

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Fonte : http://migre.me/4bH8z

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